El plazo vence el 30 de abril. San José, 10 de febrero de 2017. Dice la Real Academia Española que un premio es “recompensa, galardón o remuneración que se da por algún mérito o servicio”. Se trata de una acepción muy apropiada en este caso. Cuando un archivo recibo el reconocimiento al archivo distinguido, se está destacando el valioso servicio que presta a sus usuarios, y cuando un investigador ve reconocido su trabajo como la mejor investigación del año, se está premiando el mérito por compartir su conocimiento. Y esto, justamente, es lo que buscan los Premios Nacionales en Archivística, cuya recepción de candidaturas está abierta hasta el 30 de abril.
Cada año la Junta administrativa del Archivo Nacional entrega estos dos galardones que llevan nombres en homenaje a ex directores de la institución. El premio Luz Alba Chacón de Umaña se entrega a un archivo que se considere distinguido y el José Luis Coto Conde reconoce a la mejor investigación en el campo de la Archivística.
Con el fin de escoger a los ganadores anualmente se instala un jurado para cada uno de los premios. En el caso del galardón para el archivo distinguido, las bases indican, entre otros aspectos, que se tomará en cuenta la ubicación accesible para los usuarios, la calidad de la iluminación, y las prácticas de seguridad y conservación. Además, es muy importante que haya una adecuada gestión de los documentos que deben haber pasado por procesos como identificación, clasificación, ordenación y descripción. Finalmente, se toma en cuenta la calidad del servicio a quienes requieren consultar los documentos que es, finalmente, el sentido final del trabajo de un archivo. Para el caso del premio José Luis Coto Conde, pueden participar tanto archivistas (graduados estudiantes y empíricos con más de 10 años de experiencia) como profesionales de otras carreras que con su investigación estén haciendo un aporte al quehacer archivístico). Puede tratarse tanto de costarricenses como de personas extranjeras con más de 10 años de residir en el país. Es importante tomar en cuenta que los trabajos no se pueden presentar en formato de tesis ni deben estar en proceso de publicación en ninguna revista o editorial.
La entrega de los premios a los ganadores se efectúa cada año dentro del programa del Congreso Archivístico Nacional, que tiene lugar en julio. Se trata de una actividad relevante para el Archivo Nacional “porque permite reconocer los esfuerzos que se realizan tanto en la organización de los archivos como en la generación de nuevo conocimiento, por parte de los diferentes actores del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de resolver los problemas cotidianos del quehacer archivístico y de seguir innovando en su gestión. Además de galardonar a los premiados, aunque de manera simbólica, también se enfatiza en la promoción de una cultura de calidad, innovación y de mejora continua.” Así lo expresó Carmen Campos Ramírez, subdirectora general.
En 2016 el primero de los reconocimientos se entregó al Archivo Central Institucional de la Dirección General de Aviación Civil que coordina Yesenia Castillo Villalta. La mejor investigación, por su parte, merecedora del Premio José Luis Coto Conde, fue la titulada “Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA)” y se incluyó en la edición 2016 de la Revista del Archivo Nacional (RAN). En este caso los autores fueron Rafael Alonso Cedeño Molina, Nancy Granados Peraza, Gabriela Guevara Acón y Carlos Eduardo Montero Paniagua.
En años anteriores se han reconocido como archivos distinguidos, entre otros, a los de la Junta de Protección Social, la Procuraduría General de la República, el Fondo Nacional de Becas (Fonabe) y la Universidad Nacional. En cuanto a investigaciones galardonadas, en el 2004 se reconoció el texto “Manuales de procedimientos y diagramas de flujo en la administración de archivos”, de Patricia Ugalde; y en 2014 se distinguió la obra “Propuesta para estandarizar el formato de los documentos electrónicos firmados digitalmente en Costa Rica”, elaborada por Carlos Aguilar Mata, Alexander Barquero Elizondo, Daniel Chavarría Alvarado, Marcela Fernández Coto y Karolina Solano Solano.
Quienes tengan consultas sobre las bases de los premios y el mecanismo de participación pueden escribir a junta@dgan.go.cr o llamar al tel. 2283 1400, ext. 232.
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En 2016 el primero de los reconocimientos se entregó al Archivo Central Institucional de la Dirección General de Aviación Civil que coordina Yesenia Castillo Villalta. La mejor investigación, por su parte, merecedora del Premio José Luis Coto Conde, fue la titulada “Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA)” y se incluyó en la edición 2016 de la Revista del Archivo Nacional (RAN). En este caso los autores fueron Rafael Alonso Cedeño Molina, Nancy Granados Peraza, Gabriela Guevara Acón y Carlos Eduardo Montero Paniagua.
En años anteriores se han reconocido como archivos distinguidos, entre otros, a los de la Junta de Protección Social, la Procuraduría General de la República, el Fondo Nacional de Becas (Fonabe) y la Universidad Nacional. En cuanto a investigaciones galardonadas, en el 2004 se reconoció el texto “Manuales de procedimientos y diagramas de flujo en la administración de archivos”, de Patricia Ugalde; y en 2014 se distinguió la obra “Propuesta para estandarizar el formato de los documentos electrónicos firmados digitalmente en Costa Rica”, elaborada por Carlos Aguilar Mata, Alexander Barquero Elizondo, Daniel Chavarría Alvarado, Marcela Fernández Coto y Karolina Solano Solano.
Quienes tengan consultas sobre las bases de los premios y el mecanismo de participación pueden escribir a junta@dgan.go.cr o llamar al tel. 2283 1400, ext. 232. 
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