• Funcionarios aprovechan tecnología para facilitar interacción con usuarios y vínculo con Instituciones financieras y de asistencia social.
• En la nueva cultura de simplificación participan los propios funcionarios que realizan las gestiones y conocen las incomodidades de los usuarios al hacerlos.
La desaparición de la orden patronal física o la entrega de copia de la cédula para hacer cualquier gestión, son solo dos de los cien trámites que la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) eliminó, como parte la simplificación de trámites y mejora regulatoria en los últimos tres años, un programa impulsado por la Gerencia Administrativa de esa institución.
Otros casos representativos de esa cultura por hacer las gestiones más simples, más rápidas y más cortas son las consultas en línea de patrono al día, la posibilidad de sacar citas por la computadora, la consulta de validación de derechos en línea y, la más reciente: la consulta de la cuota del mes sumada al expediente y el cálculo de pensión.
Los cien casos de éxito en trámites simplificados se suman a otro documento que fue eliminado y que era de uso muy común: el carné, que debían presentar unas 50 mil personas cada día en las citas en los ebáis.
Todos esos logros implicaron 54 cambios regulatorios, que se gestionan desde el 2016, para alcazar esta simplificación.
Algunos ejemplos de esos cambios incluyeron la posibilidad de inscribir en línea al personal de trabajo doméstico y, más recientemente, la gestión de aseguramiento por el Estado por tiene un efecto de simplificación, dado que la Caja se conecta con el sistema del IMAS y puede así verificar el estado de situación económica crítica, sin necesidad de presentar un nuevo expediente a la Institución.
El avance es constante, el impacto es notorio y la satisfacción del usuario con el servicio el alta sostiene el licenciado Ronald Lacayo, gerente administrativo y oficial de simplificación de trámites de la CCSS.
“En términos de velocidad ya pasamos de viajar en caballo a viajar en carro, pero todavía queremos más: queremos sentir que vamos en avión por eso estamos implementado una cultura organización de simplificación para que los trámites sean más cortos, más rápidos, más simples y más integrados” sostiene el licenciado Lacayo.
La visión del gerente es hacer de esta práctica una cultura fuerte en la institución: “necesitamos ser visionarios y proactivos para generar estos cambios y no esperar que sea una imposición para cumplir una ley”.
La cultura de la que habla el gerente se construye con sesiones de capacitación en todas las dependencias para que los mismos funcionarios que hacen los trámites sean los que propongan las mejoras de simplificación. Además, las reuniones se hacen en actividades conjuntas entre los funcionarios de las sucursales y de los establecimientos médicos para que los procesos se vean de manera conjunta y se puedan encontrar soluciones integradas.
Es así como en el año recién concluido se efectuaron talleres de simplificación de trámites en todas las regiones del país, que reunieron en un solo sitio a personal tanto de servicios médicos como administrativos – financieros, en donde se les presentó la ruta que lleva la CCSS en esta materia.
Además el espacio permitió conocer iniciativas de cómo desarrollar acciones de simplificación de trámites pensando en una mejor atención para los usuarios de nuestros servicios.
Otra acción destacada es que en el 2019 se realizó un foro virtual -anteriormente se había realizado un foro interno- donde los usuarios de los servicios institucionales tuvieron la oportunidad de proponer ideas para simplificar el acceso a los servicios.
Esta acción fue destacada por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) como idea disruptiva de cómo acercar y de integrar en los procesos de simplificación de trámites a los usuarios.
En ese proceso las propuestas de los funcionarios luego son apoyadas por grupos interdisciplinarios de alto desempeño que ayudan a pasar de la idea a la propuesta concreta y la evaluación de las condiciones necesarias que son necesarias para implementar los cambios y elevar la satisfacción del usuario.
En este momento hay 15 programas en desarrollo en distintas etapas de evolución, con trámites relacionados con las gerencias médica, financiera, logística y de pensiones.
El programa institucional de simplificación de trámites es parte del cumplimiento de la ley tal que busca la transformación del Estado en la interacción con los ciudadanos. En Foros abiertos donde se reportan los avances de las Institucionales, la experiencia de la Caja se ha señalado como un caso de éxito por el número de soluciones y el impacto logrado.
Los trámites simplificados están disponibles en el siguiente enlace: https://www.ccss.sa.cr/tramites
